Como aprender Excel rapido, 14 herramientas indispensables

En éste tutorial de Excel o guía de Excel vamos a indicar como aprender Excel rapido. Explicando de manera general como funcionan las herramientas Excel que debe conocer cualquier principiante. Excel es una poderosa herramienta que puede hacer casi cualquier cosa, que se nos ocurra hacer para agilizar nuestro trabajo.

Si necesitamos hacer monumentales operaciones matemáticas o estadísticas, Excel puede hacerlo. Si necesitamos combinar diferentes libros u hojas de trabajo, Excel nos brinda una solución a esta situación. Cuando se hace necesario convertir un gran historial de información en resúmenes de datos con información destacada, Excel puede hacernos más capaces.

Por lo general Excel puede optimizar y automatizar cualquier tarea que en principio puede parecer tediosa. Si se encuentra agobiado con una situación en la que debe actualizar frecuentemente información de forma manual, entonces debe saber que le hace falta aprender Excel sobre temas de fórmulas que pueden hacer el trabajo por usted.

Aunque le parezca que aprender fórmulas de Excel es una cosa sumamente complicada, piense por un momento las ventajas que le puede representar conocer formas más optimas de solucionar sus necesidades en el manejo de la información. Copiar, cortar y pegar información con frecuencia para poder entregar informes y reportes no es una práctica No muy elogiable considerando toda la herramienta que puede encontrar en Microsoft Excel.

Con el fin de ayudarle a enfocar su interés y su esfuerzo en aprender excel sobre temas importantes que pueden facilitarle la vida, los siguientes puntos pueden ayudar a potenciar sus habilidades y la eficacia en su trabajo.

1. Tablas dinámicas

Las tablas dinámicas se utilizan para reorganizar los datos en una hoja de cálculo. El trabajo con tablas dinámicas no cambia la información en sí, pero se pueden resumir rápidamente los valores y comparar la información dispuesta en las tablas o matrices con sus libros de Excel, todo en función de lo que usted requiera.

No se puede subestimar en absoluto la capacidad de esta herramienta de Excel, por el contrario las tablas dinámicas son una herramienta muy poderosa. Permite procesar grandes volúmenes de información, para realizar análisis estadístico con tan solo unos cuantos clics.

Para crear la tabla dinámica, diríjase a la pestaña datos -> tabla dinámica. Excel llenará automáticamente la tabla dinámica, posterior a esto usted definirá como estará dispuesta la información. Siempre se puede cambiar todo el orden de los datos. En este aspecto encontrará cuatro opciones para elegir.

Filtro de informe: Esto le permite más que mostrar únicamente el contenido de ciertas filas del conjunto de datos.

Etiquetas de columna: Estos podrían ser sus cabeceras en el conjunto de datos.

Etiquetas de fila: Estos podrían ser sus filas en el conjunto de datos. Tanto los nombres de fila y como de columna pueden contener datos de las columnas (sólo depende de cómo desea ver los datos).

Valor: Esta permite realizar operaciones matemáticas con sus datos de valor. Es decir cada vez que desplaza un campo, de carácter numérico, hasta este lugar de la lista la tabla podrá realizar operaciones como: sumar, contar, promedio, máximo, mínimo, o hacer algunas otras manipulaciones con sus datos. De hecho, de forma predeterminada, cuando se arrastra un campo de valor, siempre hace la operación de contar.

2. Añadir nuevas filas y columnas

A medida que trabaja con distintos datos, puede encontrarse con que está una necesidad recurrente de añadir más filas y/o columnas. A veces, incluso puede que tenga que añadir cientos de filas. Al hacer esto uno a uno sería muy tedioso. Por suerte, siempre hay una manera más fácil.

Para añadir varias filas o columnas en una hoja de cálculo, seleccione el mismo número de filas o columnas que desee añadir preexistentes. A continuación, haga clic derecho y seleccione “Insertar”.

En el siguiente ejemplo, quiero añadir otras tres filas adicionales. Al poner de relieve tres filas y haciendo clic en Insertar, soy capaz de añadir otros tres filas en blanco adicionales en la hoja de cálculo rápido y fácil.

3. Filtros

Aprender Excel hace necesario tocar el tema de los filtros. Cuando usted está buscando en grandes conjuntos de datos, normalmente no tiene que desplazarse hacia abajo buscando en cada fila. En ocasiones sólo desea mirar datos que se ajusten a determinados criterios. Ahí es donde entran en filtros.

Los filtros le permiten observar únicamente datos de ciertas filas al mismo tiempo, cuando se selecciona un criterio específico en un filtro. En Excel, un filtro puede ser añadido a cada columna de datos y desde allí, puede optar por seleccionar las celdas desea ver.

Nota: En ocasiones puede resultar útil y hasta recomendable copiar y pegar, en una hoja de cálculo aparte, los valores obtenidos después de activar un filtro. Así puede realizar un análisis de la información con información depurada.

4. Eliminar duplicados

Grandes conjuntos de datos tienden a tener contenido duplicado. Es posible que tenga una lista de contactos múltiples en una empresa y sólo desea ver el número de empresas que tiene. En situaciones como ésta, la eliminación de los duplicados viene en muy útil.

Para eliminar los duplicados, seleccione toda la fila o columna donde desea eliminar duplicados. A continuación, vaya a la pestaña de datos y seleccione “Eliminar duplicados”. Una ventana emergente aparecerá para confirmar dicha eliminación. Seleccione “Eliminar duplicados”, y obtendrá una base de datos con valores únicos.

5. Transponer datos

Aprender Excel le facilita el trabajo. Cuando se tiene filas de con datos en la hoja de cálculo dispuestos de una manera inadecuada, es posible que necesite transformar los elementos en una de esas filas en columnas (o viceversa). Se necesitaría mucho tiempo para copiar y pegar cada cabecera individualmente. En esta situación la función de transposición le permite hacer es simplemente mover los datos de fila en columnas, o al revés de una manera eficiente.

Comience seleccionando la columna que desea transponer en filas. Haga clic en él y seleccione “Copiar”. A continuación, seleccione las celdas en la hoja de cálculo en la que desea ubicar la fila o columna inicial. Haga clic derecho en la celda y, a continuación, seleccione “Pegado especial”. Un módulo aparecerá, en la parte inferior, verá la opción “transponer”. Compruebe que la casilla y seleccione Aceptar. Su columna a continuación se transfiere a una fila o viceversa.

6. Texto en columnas

¿Y qué hacer cuando se quiere dividir la información o las palabras que están en una de las celdas en dos o más celdas? Tal vez sea necesario separar el nombre completo de una persona en nombre y apellido, para diferentes fines.
Gracias a Excel, esto es posible. En primer lugar, seleccione la columna que desea dividir. A continuación, vaya a la pestaña de datos y seleccione “Texto en columnas.” Una asistente aparecerá para finalizar la acción.

En primer lugar, es necesario seleccionar “Delimitado” o “ancho fijo.”

“Delimitado” significa que usted quiere romper la columna basada en caracteres tales como comas, espacios o tabuladores.

“Ancho fijo” significa que desea seleccionar la ubicación exacta en todas las columnas que desea la división que se produzca.

En el caso siguiente ejemplo, vamos a seleccionar “delimitado” para que podamos separar el nombre completo en el primer nombre y apellido.

Entonces, es el momento de elegir los delimitadores. Esto podría ser una pestaña, punto y coma, coma, un espacio, o algo más. (“Algo más” podría ser el signo “@” se utiliza en una dirección de correo electrónico, por ejemplo.). Cuando esté satisfecho con la vista previa, pulse “Siguiente”. Esta página le permitirá seleccionar los formatos avanzados si lo desea. Cuando haya terminado, haga clic en “Finalizar”.

7. Los cálculos simples

Además de hacer cálculos muy complejos, Excel puede ayudarle a hacer aritmética simple como sumar, restar, multiplicar o dividir cualquiera de sus datos.

Para agregar, utilizar el signo +.
Para restar, utilice el signo -.
Para multiplicar, utilice el signo *.
Para dividir, utilizar el signo /.

También puede utilizar paréntesis para garantizar ciertos cálculos se hacen en primer lugar. En el siguiente ejemplo (10 + 10 * 10), el segundo y tercero 10 se multiplica juntos antes de añadir la adicional 10. Sin embargo, si lo hicimos (10 + 10) * 10, el primero y segundo 10 se sumarían primero.

Nota: Si desea que el promedio de un conjunto de números, se puede utilizar el = PROMEDIO (rango de celdas), en caso que quiera sumar una columna de números, puede utilizar la fórmula = SUMA (rango de celdas).

8. Formato Condicional

El formato condicional le permite cambiar el color de una celda en función de la información dentro de la célula. Por ejemplo, si usted quiere marcar ciertos números que están encima de la media o en el 10% superior de los datos en la hoja de cálculo, se puede hacer eso. Si usted quiere colorear en común de código entre diferentes filas en Excel, puede hacer eso. Esto le ayudará a ver rápidamente la información de la que es importante.

Para empezar, seleccione el grupo de celdas que desea utilizar el formato condicional en. A continuación, seleccione “Formato condicional” en el menú Inicio y seleccione su lógica en el menú desplegable. (También puede crear su propia regla si desea algo diferente.) Se abrirá una ventana que le solicita que proporcione más información sobre su regla de formato. Seleccione “Aceptar” cuando haya terminado, y debería ver los resultados aparecen automáticamente.

9. Función Si

En ocasiones puede necesitar considerar o no valores que se ubican a lo largo de una columna o una fila. Es decir establecer un criterio por ejemplo, para saber cuándo una celda esta vacía, cuando el valor contenido es mayor o menor a algo, cuando una fecha ha tenido un vencimiento o condicionales similares. Para estos fines le puede auxiliar la función Si de Excel. Aunque aprender excel sobre éste tema puede ser algo complicado con la practica evidenciara lo beneficioso.

La función Si en Excel (o fórmula si Excel) es una función integrada de Microsoft Excel (parte de la familia de funciones lógicas de Excel) que permite evaluar una condición (una prueba lógica de Excel) y devolver un resultado, dependiendo si la condición es verdadera o falsa.
Básicamente su uso permite devolver valores de celdas sobre los que aplicamos una prueba lógica o varias pruebas lógicas.

La sintaxis de la función Si es:
=SI (PRUEBA LOGICA; VALOR SI VERDADERO; VALOR SI FALSO)

Prueba lógica: Es un valor o una expresión lógica que puede ser VERDADERO o FALSO. Es una expresión requerida por la función, es decir la función No trabajará sino se escribe este argumento.

Valor si Verdadero: El valor a devolver cuando la prueba lógica se evalúa como VERDADERO, es decir, si se cumple la condición. Este argumento es opcional, se puede o no especificar dentro de la función.

Valor si Falso: Es el valor que se devuelve si la prueba lógica se evalúa como FALSO, es decir, si no se cumple la condición. Este argumento es opcional, se puede o no especificar dentro de la función

10. Referencias absolutas y relativas

Otro tema que le ayudará a aprender Excel es: las referencias relativas y absolutas en Excel. Pueden definirse como un tipo de referencia a una celda o a un rango de celdas que pasan a ser un argumento de una fórmula o función.
Muchas fórmulas de Excel se refieren a las celdas o grupos de celdas. Por ejemplo, un fórmula simple como = A1 + B1 se refiere a las celdas A1 y B1.

Sin embargo, muchos usuarios no se dan cuenta de que hay diferentes tipos de referencias, que se comportan de manera diferente cuando se desplazan o copian fórmulas en diferentes ubicaciones en un libro de Excel.

Los dos tipos de referencia son referencias relativas (que cambian cuando se copian a otras celdas) o referencias absolutas (que permanecen constantes cuando se copian a otras celdas).

Hay ocasiones en que se requiere que las referencias de celdas en Excel se mantengan constantes o fijas cuando se desplazan o se copian a otras celdas. En este caso, se puede utilizar el símbolo $ antes de una columna y / o referencia de la fila, para hacer una referencia absoluta de celda.

Esto se muestra en el siguiente ejemplo, que utiliza la referencia de celda absoluta, $P$7. Lo cual le dice a Excel que una formula siempre debe referirse a la celda P7 así la celda se desplace vertical u horizontalmente.

11. Función BUSCARV

¿Alguna vez ha tenido dos conjuntos de datos en dos hojas de cálculo diferentes que desea combinar en una sola hoja de cálculo?

Por ejemplo, es posible que tenga una lista de los nombres de las personas junto a sus direcciones de correo electrónico en una hoja de cálculo, y una lista de direcciones de correo electrónico de esas mismas personas al lado de sus nombres de compañías en el otro -, pero desea que los nombres, direcciones de correo electrónico, y la compañía nombres de las personas que aparecen en un solo lugar.

Tener que combinar conjuntos de datos en una sola hoja es una tares para BUSCARV. Antes de utilizar la fórmula, sin embargo, estar absolutamente seguro de que tiene al menos una columna que aparece de forma idéntica en ambos lugares. Socavación su conjuntos de datos para asegurarse de que la columna de datos que está utilizando para combinar su información es exactamente el mismo, incluyendo sin espacios adicionales.

La sintaxis de la fórmula es:

= BUSCARV (valor de búsqueda, matriz de tabla, número de columna, [intervalo de búsqueda])

Valor buscado: es un identificador de los datos que necesitamos encontrar por ejemplo un código de producto o un número de identificación personal y aparece en las dos ubicaciones tanto en la tabla de búsqueda como en la de resultado. En el ejemplo de la imagen el valor buscado corresponde al código de producto en la celda A4.

Tabla: corresponde al rango de datos donde se quiere buscar la información, en la imagen este rango inicia en la celda E4 y termina en G10.

Columna: es en relación con el rango el número de la columna que contiene el valor que necesitamos propiamente. En la imagen el rango de la búsqueda contiene 3 columnas E, F y G esta última columna la G contiene el valor que se busca y es en relación con el rango la número 3 por tanto es el valor del argumento columna en el ejemplo.

Coincidencia: es un argumento que define si la búsqueda es exactamente igual o no por lo general este valor se deja en falso para que la búsqueda sea exacta.

Nota: Tenga en cuenta que BUSCARV sólo traerá los valores de la hoja de búsqueda que están ubicados a la derecha de la columna que contiene los datos idénticos. 12) PARTIDO ÍNDICE

13. Función CONTAR.SI

Aprender Excel le evita realizar trabajos titánicos. En lugar de contar manualmente la frecuencia de aparición de un determinado valor o número, Excel hace el trabajo por usted. Con la función de CONTAR.SI, Excel puede contar el número de veces que una palabra o un número aparece en cualquier rango de celdas.

Por ejemplo, digamos que se requiere contar el número de veces que la palabra “ordenadores” aparece en mi conjunto de datos.

La sintaxis de la fórmula es:

= CONTAR.SI (rango, criterios)

La fórmula con variables de nuestro ejemplo siguiente: = de CONTAR.SI (D: D, “ordenadores”)

En esta fórmula, encontramos las siguientes variables:

Rango: El rango que queremos referenciar con la formula. En este caso, ya que sólo se está trabajando con una columna, se utiliza “D: D” para indicar que la primera y la última columna son ambos D. Si se necesitará trabajar con las columnas C y D, se podría utilizar “C: D”.

Criterios: Cualquier número o un trozo de texto que desea contar a través de esta fórmula de Excel. Sólo use comillas si desea que el resultado sea de texto en lugar de un número. En nuestro ejemplo, el criterio es “ordenadores”.

Sólo hay que escribir en la fórmula de CONTAR.SI en cualquier celda y pulsar “Enter” esto mostrará el número de veces que la palabra “ordenadores” en el conjunto de datos.

14. Combinar celdas utilizando “&”

Bases de datos tienden a dividir a cabo los datos para que sean lo más exactos posible. Por ejemplo, en lugar de tener un dato que muestra el nombre completo de una persona, una base de datos podría tener los datos como un primer nombre y luego un apellido en columnas separadas. O bien, puede tener lugar de nacimiento de una persona separada por ciudad, estado y código postal. En Excel, puede combinar celdas con datos diferentes en una celda utilizando el signo “&” en su función.

La fórmula con variables de nuestro ejemplo siguiente: = A2 & “” & B2

Observe la fórmula a través de un ejemplo. Se pretende combinar primeros nombres y apellidos a los nombres completos en una sola columna. Para ello, en primer lugar se fija el cursor en una celda en blanco en el que se desea que aparezca el nombre completo. A continuación, combinar en una celda un primer nombre con la ayuda de “&”, a continuación traemos el correspondiente apellido.

Pero aun no termina, si todo lo que escribe en la celda es = A2 y B2, entonces no habrá un espacio entre el primer nombre de la persona y su apellido. Para añadir que el espacio es necesario, utilice la formula = A2 & ” ” & B2. Las comillas alrededor del espacio le dicen a Excel se debe insertar un espacio entre el nombre y el apellido.

Para aplicar la formula a varias filas, simplemente arrastre desde la esquina de la primera celda hasta abajo como se muestra en el ejemplo.

Esperamos que ésta información sea de su ayuda y le permita encontrar el mejor camino para aprender Excel.

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Referencias:

http://blog.hubspot.com/marketing/how-to-use-excel-tips

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