Combinar celdas en Excel, Por qué no es buena idea?

Cuando se trabaja en Microsoft Excel algunos usuarios acostumbran combinar celdas, por el simple hecho de que  esto “mejora la presentación de los datos”. Pero no en todos los casos se debe abusar de esta funcionalidad, sobre todo cuando esto se realiza sobre los datos en bruto.

Para aclarar mejor esto vamos a indicar que el proceso que hacemos en Excel debería segmentar la información de la siguiente forma:

  • Datos en bruto: Es decir la base de datos que se ha obtenido de un software, de un tercero o simplemente su recopilación de datos manual.
  • Datos con cálculos: Segmentos de los datos en bruto sobre los cuales se realizan cálculos a través de fórmulas o funciones o simplemente un resumen hecho a través de una tabla dinámica la cual representa todo o una parte de los datos brutos.
  • La información de salida: Es la información  final que se quiere mostrar y donde se aplican formatos para mejorar su legibilidad y facilitar la comprensión del mensaje.

Puede decirse que en el tercer caso se considera admisible combinar celdas en celdas de encabezados u otros espacios donde no existe información, porque mejora la presentación. Pero en los dos primeros no: porque dificultan la realización de cálculos y el trabajo con los datos. ¿Cuáles son las razones?

combinar celdas en excel

  1. Combinar celdas impide la continuidad en el “arrastre” de las fórmulas.
  2. Dificulta la aplicación de filtros.
  3. Puede causar confusión a quien observa una tabla dinámica.
  4. Impide el ordenado de las columnas.
  5. Incomoda la selección de los datos.

Como alternativa, se puede modificar el  formato de celdas, seleccionar alineación, y en el menú desplegable horizontal, centrar en la selección. Optar por tener una etiqueta de centrado a través de múltiples celdas. Lo que produce el mismo efecto, pero no interfiere con su capacidad de clasificación. Se recomienda al menos separar los datos en dos partes: datos en bruto y datos de presentación.

Para más información sobre Excel le invitamos a revisar el tutorial completo de Microsoft Excel.

Referencias:

https://msdynamicsworld.com/story/excel-and-spreadsheet-design-tips-better-reporting-microsoft-dynamics

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