Filtros en Excel, como crearlos

¿Que son los filtros en Excel?

Cuando se trabaja con grandes volúmenes de datos, realizar cálculos es una tarea ardua y aun más encontrar la información correcta. Para nuestro beneficio en tareas con grandes cantidades datos Excel provee un poderosa herramienta: El filtro (tambien llamado autofiltro).  Los filtros en Excel son herramientas que permiten cambiar la vista de la información que tenemos en la hoja de cálculo. Es decir, si tenemos una tabla de datos podemos eliminar de manera temporal ciertas filas, de acuerdo con un criterio. Esto permite visualizar únicamente la información que se necesita ver. Es posible seleccionar un criterio en un filtro mediante una pequeña lista que proveen los filtros.

lista de opciones de filtro en excel
lista de opciones de filtro en excel

Los filtros en Excel permiten seleccionar diferentes tipos de criterios, se puede:  filtrar por texto, filtrar por valor numérico, filtrar por color, filtrar por condición lógicafiltrar por fecha, etc.. Después de limpiar la vista con el filtro, usted podrá copiar, modificar, graficar o imprimir los datos. También puede ordenar toda la tabla o matriz al crear un filtro en Excel.

Opciones de los filtros

En la siguiente tabla se relacionan algunas funcionalidades básicas de los filtros en Excel.

¿Qué desea mostrar?Qué debe hacer
Mostrar todas las filasHaga clic en seleccionar todo
Mostrar todas las filas que contienen un numeros entre un rango específico, por ejemplo entre 5000 y 10000. Ó, las ventas superiores a una cantidad requerida.Seleccione Filtros de número dentro de la lista. Luego haga clic en: Es igual a, Es mayor que, Entre, etc..
Mostrar  valores que cumplen con más de un criterio  o utilizar operadores de comparación distintos de Y (el operador predeterminado)Seleccione Filtros de número dentro de la lista. Luego haga clic en: Filtro personalizado.
Presentar sólo las filas que contienen una celda vacíaSeleccione vacías
Presentar sólo las filas que contienen valoresHaga clic en seleccionar todo, luego desmarque vacías

Ordenar mediante un filtro de Excel

Aparte de las numerosas opciones de filtrado, el Autofiltro de Excel ofrece opciones de ordenación de una columna:

Para valores de texto: Ordenar de A a  Z y de  Z a A. Ordenar y clasificar por color.
Para los números: Ordenar de menor a mayor, Ordenar de mayor a menor, y clasificar por color.
Para las fechas: Ordenar antiguo a más reciente, clasificar más reciente a más, y clasificar por color.

La diferencia entre ordenar y filtrar en Excel es la siguiente:

Al ordenar los datos en Excel, toda la tabla se reorganiza, por ejemplo, alfabéticamente o del más bajo al más alto valor. Sin embargo, la clasificación no oculta ninguna fila, sólo pone los datos en un nuevo orden.
Cuando filtra los datos en Excel, sólo las entradas que realmente se quieren ver se muestran, y todos las filas no importantes se retiran temporalmente de la vista.

Cómo insertar un filtro en Excel

Para que un Autofiltro de Excel para funcione correctamente, el conjunto de datos debe incluir una fila de cabecera con los nombres de columna.

Una vez que los títulos de las columnas se han fijado, seleccione cualquier celda dentro de su conjunto de datos, y utilice uno de los métodos siguientes para insertar el filtro.

3 maneras de insertar un filtro en Excel

  1. En la pestaña Datos, haga clic en el botón Filtro.
  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar> Filtro.
  3. Utilice el siguuiente atajo de teclado: Ctrl + Shift + L. Esto le permitira activar y desactivar un filtro de Excel.

Sea cual sea el método que utilice,  flechas desplegables aparecerán en cada una de las celdas de encabezado:

como-crear-un-filtro-en-excel
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Cómo aplicar un filtro en Excel

Una flecha desplegable en el encabezado de la columna significa que se ha insertado el filtro, pero no se ha aplicado todavía. Al pasar el mouse sobre la flecha, indica que se está mostrando todo el contenido de la columna.

Para filtrar los datos en Excel, haga lo siguiente:

Haga clic en la flecha desplegable de la columna que desea filtrar.
Desactive la casilla Seleccionar todo para anular la selección rápidamente todos los datos.
Marque las casillas junto a los datos que desea mostrar y haga clic en Aceptar.

Por ejemplo, esta es la forma en que podemos filtrar los datos en la columna de la vendedor para ver unicamente las ventas de Juan:

como-crear-un-filtro-en-excel
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Al aplicar el filtro en la columna B (en la imagen) se ocultarán temporalmente las filas de los demas vendedores.

La flecha desplegable en la columna filtrada cambia al botón del filtro filtro-en-excel . Al pasar el mouse por encima del botón del filtro indica cúal es el filtro que se ha aplicado. En nuestro ejemplo se mostrará para la columna VENDEDOR igual a ‘JUAN’.

Filtro en varias columnas

Para aplicar el filtro de Excel para varias columnas, simplemente repita los pasos anteriores para tantas columnas como desee.

Por ejemplo, podemos reducir nuestros resultados para mostrar, por ejemplo, los filtros por sedes, productos, venderores, etc. Cuando se aplican varios filtros en Excel, el botón de filtro aparece en cada una de las columnas filtradas.

Tip. Para hacer que la ventana del Filtro de Excel sea más ancha y / o más largo, desplace el mouse hasta la esquina inferior derecha de ésta pequeña ventana, y tan pronto como aparezca la flecha de dos puntas, arrastre hacia abajo o hacia la derecha.

Filtrar las celdas vacías y No vacías

Para filtrar las celdas en blanco o vacías en una hoja de Excel o todas las celdas excepto las vacías, pruebe lo siguiente:

Para filtrar los espacios en blanco, es decir, mostrar únicamente las celdas No vacías, haga clic en la flecha del filtro automático, asegúrese de que la caja (Seleccionar todo) está marcada, y luego desmarque (vacías) la última opción de la lista. Esto mostrará sólo aquellas filas que tienen algún valor en una columna especifica.

Para filtrar las celdas en blanco, es decir, las filas en blanco de una coumna, maque todas las opciones de la lista (Seleccionar todo) y, a continuación, seleccione (vacias). Esto mostrará sólo las filas con una celda vacía en una columna dada.

Nota:
La opción (vacias) está disponible sólo para las columnas que contienen al menos una celda vacía.
Si desea eliminar filas de alguna columna importante, puede aplicar un filtro a las filas que contienen el dato que no le interesa y luego seleccione todas las filas (en la hoja de Excel) obtenidas en el filtro  y haga clic en Eliminar fila.

Cómo usar el filtro en Excel

Además de las opciones de filtrado básico mencionados anteriormente, Autofiltro en Excel proporciona una serie de herramientas avanzadas que pueden ayudar a filtrar los tipos de datos específicos, tales como texto, números y fechas exactamente de la manera deseada.

Nota:
Diferentes tipos de filtros de Excel son mutuamente excluyentes. Por ejemplo, puede filtrar una columna dada por valor o por color de celda, pero no por ambos a la vez.
Para obtener resultados correctos, no mezcle diferentes tipos de valor en una sola columna, ya que sólo un tipo de filtro está disponible para cada columna. Si una columna contiene varios tipos de valores, se añadirá el filtro para los datos que se produce la mayoría. Por ejemplo, si se almacenan los números en una columna determinada, pero la mayor parte de los números con formato de texto, el Filtro de texto aparecerá para esa columna, pero No  Filtro númerico.

Y ahora, observe cada opción de filtrado y cómo se puede crear un filtro más adecuado para su tipo de datos.

Filtrar datos de texto

Cuando se desea filtrar una columna de texto para algo muy específico, puede aprovechar una serie de opciones avanzadas de los filtros de texto de Excel tales como:

Células de filtro que comienzan con o terminan con uno o varios caracteres especificados.
Celdas de filtración que contienen o no contienen un carácter o palabra dada en cualquier parte del texto.
Filtro de celdas que son exactamente igual o no igual a uno o varios caracteres especificados.

Tan pronto como se agrega un filtro a una columna que contiene valores de texto, los Filtros de texto aparecerán automáticamente en el menú del Autofiltro:

Por ejemplo, puede probar las siguientes opciones:

  1. Haga clic en la flecha desplegable en el encabezado de la columna, y que apunte a Filtros de texto.
  2. En el menú desplegable, seleccione el filtro deseado (no contiene ..).
  3. El cuadro de diálogo Autofiltro personalizado se mostrará. En el cuadro a la derecha del filtro, escriba el texto o seleccione el elemento que desee de la lista desplegable.
  4. Haga clic en Aceptar.

Filtrar una columna con 2 criterios

Para filtrar los datos en Excel con dos criterios de texto, realice los pasos anteriores para configurar el primer criterio, y luego hacer lo siguiente:

Seleccionar en el boton la opción Y o la opción  O en función de si ambos o cualquiera de los criterios debe ser verdad.
Seleccione el operador de comparación para el segundo criterio, e introduzca un valor de texto en el cuadro de la derecha.

 

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