Soluciones efectivas a sus problemas en Excel

En el siguiente artículo compartimos diferentes soluciones a problemas en Excel, que son muy comunes en nuestro trabajo diario con esta herramienta. La intención de esta lista es poder ayudar a resolver la mayor cantidad de situaciones posibles. Intente leer todas las situaciones relacionadas ya que una solución de otros problemas en Excel, puede que le sirva. Si la solución de su problema no se encuentra en esta lista, intente comentarlo al final del artículo puede que alguien sepa cómo ayudarle.

1. Tabla dinámica no suma.

Empezamos la lista de problemas en Excel con uno muy frecuente en el manejo de tablas dinámicas. Una de las causas más comunes de este problema tiene que ver con el origen de los datos o fuente de datos que es la base de la tabla dinámica es muy posible que la columna de valores numéricos que desea sumar estén almacenados como texto o tengan un carácter o dato no válido para sumar.

La solución en este caso es convertir la columna de valores, en números válidos para Excel, desde el origen de los datos de la tabla dinámica.

Otra causa puede ser por un filtro de tabla dinámica activo que está impidiendo mostrar la totalidad de los datos y por tanto el total la suma del campo de valores de la tabla dinámica

2. No se puede seleccionar datos para la función consultav o buscarv

Una de las causas más comunes de estos problemas en Excel se relaciona con el hecho de no haber guardado el libro.

Para solucionarlo la solución obvia es guardar el libro en la ubicación de su preferencia.

3. Filtro de Excel no muestra todas las filas

Este error es muy frecuente cuando en la columna que intenta filtrar se encuentra una celda vacía. Cuando agrega un auto-filtro a una hoja, Excel intenta adivinar cuál es el rango de celdas involucrado para este fin. Ante esta situación Excel interpreta que en la celda ubicada justo antes de la primera celda vacía, termina el rango del filtrar.

Para solucionar estos problemas en Excel, intenté seleccionar las columnas que necesita filtrar desde las letras ubicadas en la parte superior de cada columna.

problemas-en-excel-errores-tabla-dinamica
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4. El nombre de campo de tabla dinámica no es valido

Este error normalmente ocurre cuando un encabezado en el origen de los datos o su tabla base de datos tiene un encabezado en blanco. Es decir en la primera fila de la hoja de los datos hay una celda sin nombre.

Solución, insertar un nombre en la celda.

5. Como alimentar una base de datos de tabla dinámica sin tener que recrearla

Algunas personas encuentran la dificultad de tener que volver a insertar una tabla dinámica cada vez que agregan valores nuevos al origen de los datos ubicados en otra hoja del libro de Excel.

Para evitar esta situación pruebe la misma solución mencionado del punto #3: cuando inserte la tabla dinámica seleccione las columnas que necesita involucrar desde las letras ubicadas en la parte superior de cada columna.

De esta manera cada vez que inserte nuevos datos solo tendrá que actualizar la tabla dinámica.

6. La tabla dinámica no muestra todos los meses o periodos

Al igual que el error #1 la causa puede que esté en el origen de los datos. Es posible que en la hoja con los datos se encuentren fechas con formatos incorrectos.

Para solucionarlo diríjase al origen de datos y organice las columnas de fechas.

Si después de organizar las fechas, la tabla continua sin agrupar los datos, pruebe mover los datos a un libro nuevo.

7. Al pegar valores de una página web, base de datos o ERP, Excel los toma como texto

Es uno de los problemas en Excel más frecuente, está relacionado con el hecho de que las bases de datos guardan caracteres especiales invisibles para nosotros. Sin embargo, Excel puede detectar que están en el contenido de cada celda, donde se aplicó el pegado.

Para solucionarlo copie los datos y en una hoja de Excel con la opción pegado especial seleccione: texto. Luego puede intentar ayudarse con la solución del error #17.

8. Hoja de Excel se desaparece (oculta) de la pantalla

Es probable que esta situación se deba a que la ventana de un libro en particular se ha minimizado, y luego, se ha desplazado hasta la parte inferior de la ventana de Excel.

Si esta es la causa, diríjase a la pesataña vista seleccione la opción organizar todo y aceptar.

De esta manera debería poder visualizar todas las ventanas de Excel.

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9. La tabla dinámica no muestra todos los valores

Es posible que en la selección de los datos el rango del origen de los datos, no se haya tomado completamente.

Al igual que en el problema #5: Seleccione las columnas que necesita involucrar desde las letras ubicadas en la parte superior de cada columna.

10. Excel lento, calculando 4 procesadores

Es una de las situaciones más molestas en el trabajo con Excel, la causa: Libro demasiado pesado. Desde la experiencia del autor de este articulo un libro que supera las 5 megas de tamaño, se vuelve inmanejable.

Para solucionarlo puede intentar:

  • Quitar la mayor cantidad posible de formatos (colores de relleno, bordes, negritas, imágenes, etc.).
  • Retirar la mayor cantidad de fórmulas como sea posible, puede intentar copiar y pegar como texto las columnas que contienen formulas.
  • Eliminar hojas con datos innecesarios, puede que en su libro tenga información que pueda almacenar en otro libro auxiliar.
  • Segmentar la información. Puede que en su libro contenga información de muchos periodos y requiera separar por años o por meses su información almacenando cada periodo en libros diferentes.
  • Emplear Acces. Esta es una opción que requiere habilidad en el manejo de la aplicacíon de Microsoft Acces y de bases de datos como tal. Al usar Acces trasladaría todo sus datos a una aplicación más potente para el manejo de un volumen importante de datos.
  • Requerir una aplicación o utilizar el ERP de su empresa. Puede que la información que está manejando corresponda a un proceso muy complejo, lo cual le impide desde Excel llevar toda esta información relacionada. Por esto debería considerar solicitar un integrar su proceso al ERP de su empresa (si es empleado) o adquirir una aplicación que le permita administrar tal volumen de información.

11. Filas de la hoja de Excel no se dejan (no se pueden) eliminar

Es un error que se ha observado cuando un libro de Excel se ha creado con versiones anteriores a la versión que se trabaja en el instante.

Para solucionarlo intente guardar el libro con la extensión .xls , cierre y vuelva a abrir Excel.

12. Al pegar datos de tabla dinámica en otra hoja se cambia la fecha

Este es un extraño error de Excel que se ha observado en manejo de diferentes libros con un volumen importante de información histórica.

Para solucionarlo pegue los datos de la tabla dinámica en un libro nuevo con la opción coincidir con formato de destino, ahora vuelva a copiar los datos e intente pegarlos en su destino final.

Luego copie nuevamente los datos del libro original y pegue únicamente los formatos.

problemas-en-excel-errores-coincidir-con-formato-de-destino
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13. Buscarv funciona en mi equipo, pero en otro equipo no lo hace

Es un error relacionado con los cambios de nombre de algunas funciones entre las diferentes versiones de Excel. intente cambiar Buscarv por Consultav y viceversa. Para más información sobre buscarv revise el siguiente enlace: Como buscar datos en excel desde una columna.

14. Al guardar y volver abrir un libro se pierden cambios en formatos

Parece que estos problemas en Excel pueden estar relacionados con el manejo de libros creados con versiones anteriores de Excel.

Para solucionarlo, actualice el archivo a la última versión que disponga e intente trabajar siempre en ésta misma versión.

15. Excel se pone lento, tengo varias hojas

Al igual que en el problema #10 puede ser que requiera: Segmentar la información.

Puede que en su libro contenga información de muchos periodos y requiera separar por años o por meses su información almacenando cada periodo en libros diferentes.

16. Números almacenados como texto

Las versiones más recientes de Excel proveen una ayuda, en forma de rombo amarillo con signo de exclamación (al lado izquierdo de celdas con números almacenados como texto), que permiten convertir una celda o toda una columna a número. Únicamente debe desplegar las opciones del rombo y seleccionar: Convertir en número.

Otra solución por la que puede optar es copiar un numero ( 1 ) en una celda de algún lugar de la hoja. Luego copie esta celda y con la opción pegado especial > multiplicar, péguelo a todas las celdas con éstos problemas en Excel.

17. Error en Excel, la celda se muestra ####

Este error es causado por los contenidos de celdas que superan el ancho de celda establecido para una columna.

Para solucionarlo haga doble clic sobre la línea lateral derecha del rotulo de una columna.

18. Excel errores de teclado: flecha no cambia celda, flechas bloqueadas, flechas no mueven celdas, no desplazan

Normalmente es un error causado al pulsar la tecla Bloq Despl del teclado de su pc. Para solucionarlo vuelva a presionar dicha tecla.

19. Cambiar o pasar tabla de números positivos a negativos

Algunas personas en determinado momento pueden necesitar convertir números positivos a negativos en una hoja dada.

Para realizar esta conversión intente copiar un número uno negativo ( -1 ), en una celda de algún lugar de la hoja. Luego copie esta celda y con la opción pegado especial > multiplicar.

Realice ésta misma acción praa todas las celdas que necesita pasar a negativo.

20. Problemas en Excel para crear un resumen de muchas hojas en un libro

Para esto puede intentar crear varias tablas dinámicas en una misma hoja. Sí, Excel lo permite. Sino tiene conocimientos suficientes sobre tablas dinámicas puede revisar  este artículo: como se hace una tabla dinamica.

21. Mostrar filas no muestra filas ocultas, no puedo ver filas ocultas

Es posible que usted esté intentando mostrar filas que no puede ver, haciendo uso de la opción mostrar filas. Sin embargo, esto no le funciona. En ocasiones puede que las filas no se muestren porque ha activado la opción inmovilizar paneles.

Para solucionarlo diríjase a la pestaña vista y haga clic en la opción movilizar paneles.

problemas-en-excel-errores-movilizar-paneles
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22. Necesito convertir una hoja de Excel a txt

Le invitamos a que revise el artículo como se hace un archivo plano en el cual Explicamos paso a paso como crear este tipo de archivos.

También puede utilizar la herramienta automática de comosehace, para esta tarea en el siguiente link: Excel a txt.

23. Advertencia de referencia circular

Entre los problemas de Excel que tienen que ver con fórmulas encontramos el error de referencia circular. Este error se da porque usted está involucrando en los cálculos de su fórmula, la misma celda donde está insertando la fórmula. Usualmente la celda donde se inserta la fórmula es donde, al mismo tiempo, se mostrará el resultado de dicha fórmula.

Por lo anterior, revise los argumentos de su formula y retire de los argumentos la misma celda donde la está insertando.

Para más información sobre funciones de Excel puede revisar el siguiente Enlace: 10 Formulas Basicas de Microsoft Excel.

 

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